离职面谈怎么谈?HR需掌握“三步曲”

  面对员工离职申请,HR是走流程式的快速办理手续?还是坐下来认真谈一谈、了解真实情况、做出必要措施?不同的处理方式会带来不一样的结果。员工离职处理不好,会带来系列负面影响;处理好了,则能规避潜在风险,挽回优秀员工,降低流失率。

  第一步:了解真实离职原因

  每个员工离开都有各种各样的原因,在离职申请表上我们看到的“个人原因”“身体原因”“家庭原因”“薪酬原因”“想换个环境”……都可大可小、真假难辨。HR要通过该员工平时关系较好的同事或领导去了解其真实离职原因。

  有的可能是和领导发生矛盾,受到不公平对待;有的可能因为违反公司规定被处罚;有的可能是竞争对手挖角……既然员工不愿告诉你,你就需要自己去深挖。比如主动设置问题:“是去某某公司吧,那边工作内容和薪酬都了解过吗?”“是跟领导或同事在某些问题上意见不一致?”“感觉公司哪些地方做得不好?”等等。

  第二步:做好离职面谈准备

  在了解员工真实离职原因后,HR应做出判断:该员工应该留还是让他走?该留的应该怎样留?做好离职面谈的提前准备非常重要。

  1、什么时间谈?

  第一个时间是得到员工离职信息时,这个时候员工的离职意愿还不是很明确和坚定;有时可能仅因为某件事情的刺激而萌生去意,如果能及时沟通、化解其一时之冲动,往往能够使员工收回辞职决定,不至于到没有回旋的余地。

  第二个时间是员工去意已决并办理完离职手续后,此时离职员工已无任何顾忌,最容易讲出心中真话,能够了解到更加真实和全面的原因,可能得到一些有价值的信息。

  2、什么地点谈?

  由于离职面谈的特殊性,面谈地点应该具备一定的隐私性。一方面不要让其他员工知晓,另一方面也能避免面谈过程中被打断或干扰;好的面谈环境能够让离职员工无拘无束地畅谈问题及感受。

  3、什么人去谈?

  是HR一个人去面谈?还是HR和离职员工的上级,或者HR、直接上级和总经理一起去面谈?不同层级的面谈人代表不同程度的重视,HR也要根据离职员工的职位级别和岗位重要性、特殊性安排适当的人参与面谈。

  第三步:因人而异巧妙面谈

  离职面谈是目的性很强,也很清晰;针对不同离职员工的离职原因,面谈的目的性也不一样;HR要因人而异设计不同的面谈策略及技巧。

  1、针对只是一时想不通要辞职的员工,可以让他感受到离职后工作不好找、收入不稳定的处境。

  2、针对心里有委屈的员工,可以先准备他前几个月的业绩以及工作中的亮点。面谈时说出他的销量、产值等让他感受到虽然平时沟通不多,但领导是关注他并肯定他的工作的,让他心里的委屈得到释放,调整状态继续工作。

  3、针对确实家庭经济困难或其它个人原因的员工,让他感受到这些问题不是非要辞职才能解决,留下来公司和领导都会和他一起想办法。

  4、针对比较优秀、去意已决且公司目前确实不能满足其需求的员工,让他感受到好马也吃回头草,但流程肯定要复杂得多。这样既能显示公司大气也能让他更进一步考虑以后回来的困难,是否到了非走不可?

  要注意的是,在面谈过程中,不要只是按照事先列出的问题逐一发问,更主要的是要积极地倾听。如有不清楚的地方要仔细询问,也要适时保持沉默,让离职员工有足够的思考时间。如果离职员工怀着对公司不满的心理离开,可能会牢骚满肚;面谈者要尽可能地询问令他不满意的原因,以便公司能够发现自身管理上的漏洞,尽量消除其中误会。

  同时,在整个面谈过程中要体现人文关怀,员工与公司产生矛盾的深层原因,是HR或管理者没有充分掌握并运用好人文关怀。在离职面谈环节如果能把人文关怀用好,常常会大事化小、小事化了。反之,再好的专业咨询或辅助工具,没有参透其背后蕴含的人性,也很难物尽其用。

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